Verhinderungspflege Fahrtkosten: Was die Pflegekasse erstattet

Wenn eine andere Person vorübergehend die Pflege übernimmt, können zusätzlich zur eigentlichen Ersatzpflege Fahrtkosten entstehen. Besonders wichtig ist dieses Thema bei nahen Angehörigen oder Personen aus demselben Haushalt: Notwendige und nachgewiesene Aufwendungen können unter bestimmten Voraussetzungen zusätzlich zur begrenzten Vergütung der Ersatzpflege berücksichtigt werden.

Eine häufige Frage lautet: Wie viel zahlt die Pflegekasse pro Kilometer? § 39 SGB XI legt dafür keinen bundesweit einheitlichen Kilometersatz fest. Einzelne Pflegekassen verwenden in ihren Abrechnungsformularen jedoch konkrete Werte. Das aktuelle BARMER-Formular sieht beispielsweise bei entsprechenden Fahrtkosten einer nahen Ersatzpflegeperson 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer vor. Maßgeblich bleibt deshalb das aktuelle Verfahren Ihrer eigenen Pflegekasse.

Wann können Fahrtkosten bei Verhinderungspflege erstattet werden?

Entscheidend ist, dass die Fahrt tatsächlich im Zusammenhang mit einer notwendigen Ersatzpflege steht. Die reguläre Pflegeperson ist vorübergehend verhindert und eine andere Person übernimmt in dieser Zeit die häusliche Pflege oder Betreuung.

Ein typischer Fall: Die Tochter fährt zur pflegebedürftigen Mutter, weil die normalerweise pflegende Person an diesem Tag verhindert ist. Sie übernimmt für diesen Zeitraum die Ersatzpflege und fährt danach wieder nach Hause. Die dadurch tatsächlich entstandenen Fahrtkosten können als zusätzliche Aufwendungen relevant sein.

Eine ohnehin geplante Familienfahrt oder ein gewöhnlicher Besuch wird dagegen nicht allein dadurch zur Fahrt der Verhinderungspflege, dass die besuchte Person pflegebedürftig ist. Aus der Dokumentation sollte deshalb hervorgehen, zu welchem Ersatzpflegeeinsatz die Fahrt gehört.

Die allgemeinen Voraussetzungen, den gemeinsamen Jahresbetrag und die unterschiedlichen Ersatzpflegepersonen erklären wir im Ratgeber zur Verhinderungspflege.

Die Fahrt muss zur Ersatzpflege gehören

Datum, Strecke und Einsatz sollten zusammenpassen. Ein allgemeiner Familienbesuch reicht für die Fahrtkostenabrechnung nicht aus.

Wie viel Fahrtkosten gibt es pro Kilometer?

Einen allgemeinen gesetzlichen Kilometersatz für die Verhinderungspflege gibt es nicht. § 39 SGB XI spricht bei bestimmten Ersatzpflegepersonen von notwendigen und nachgewiesenen Aufwendungen, legt deren Berechnung pro Kilometer aber nicht fest.

Pflegekassen können dafür eigene Abrechnungsverfahren vorsehen. Das aktuelle BARMER-Formular enthält beispielsweise für Fahrten mit dem Privat-Pkw den Ansatz „Kilometer gesamt × 0,20 Euro“. Dieser Wert ist deshalb ein reales Abrechnungsbeispiel, aber keine allgemeine gesetzliche Kilometerpauschale für sämtliche Pflegekassen und Ersatzpflegepersonen.

Prüfen Sie vor der Einreichung das aktuelle Formular oder die Hinweise Ihrer Pflegekasse. So vermeiden Sie, einen Kilometerwert zu verwenden, den Ihre Kasse in dieser Form nicht vorsieht.

Wichtig: Die Beispiele zeigen lediglich die Berechnung bei einem von der jeweiligen Pflegekasse anerkannten Ansatz von 0,20 Euro pro Kilometer. Daraus entsteht kein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf diesen Betrag.

Zählen Hin- und Rückfahrt?

Wenn sowohl die Hinfahrt zur Ersatzpflege als auch die Rückfahrt tatsächlich notwendig sind, sollte die vollständig gefahrene Strecke dokumentiert werden. Bei 25 Kilometern je Richtung ergeben sich somit 50 tatsächlich gefahrene Kilometer.

Auch das aktuelle BARMER-Formular fragt nach den „Kilometern gesamt“. Entscheidend bleibt, dass die eingetragenen Kilometer tatsächlich durch die Ersatzpflege entstanden sind und dem jeweiligen Einsatz zugeordnet werden können.

Bei mehreren Einsätzen sollte jede Fahrt separat mit Datum und Strecke festgehalten werden. Eine am Jahresende geschätzte Gesamtsumme ist deutlich weniger nachvollziehbar.

Wird eine Fahrt gleichzeitig für private Zwecke genutzt, sollte nur der nachvollziehbar mit der Ersatzpflege verbundene Aufwand geltend gemacht werden. Eine rein private Fahrt lässt sich nicht nachträglich vollständig der Verhinderungspflege zurechnen.

Nahe Angehörige: Hier sind Fahrtkosten besonders relevant

Eine besondere gesetzliche Regel gilt, wenn die Ersatzpflegeperson mit der pflegebedürftigen Person bis zum zweiten Grad verwandt oder verschwägert ist oder mit ihr in häuslicher Gemeinschaft lebt.

Wird die Ersatzpflege von dieser Person nicht erwerbsmäßig durchgeführt, ist die Erstattung für die eigentliche Ersatzpflege grundsätzlich auf den Betrag des Pflegegeldes für bis zu zwei Monate begrenzt.

Zusätzlich können jedoch notwendige Aufwendungen übernommen werden, die der Ersatzpflegeperson im Zusammenhang mit der Ersatzpflege tatsächlich entstanden sind. Dazu können insbesondere Fahrtkosten oder ein nachgewiesener Verdienstausfall gehören.

Genau deshalb sollten Vergütung, Fahrtkosten und gegebenenfalls Verdienstausfall getrennt dokumentiert werden. Die zusätzlichen Aufwendungen werden nicht einfach in einen höheren Stundenlohn eingerechnet.

Zusätzliche Aufwendungen getrennt erfassen

Fahrtkosten und Verdienstausfall sollten separat von der Vergütung für die eigentliche Ersatzpflege dokumentiert werden.

Wie eine private Vergütung eingeordnet werden kann, erklären wir separat im Ratgeber zum Stundenlohn bei Verhinderungspflege.

Was gilt bei Freunden, Nachbarn oder professionellen Diensten?

Übernimmt eine Person die Ersatzpflege, die nicht bis zum zweiten Grad verwandt oder verschwägert ist und nicht im selben Haushalt lebt, gilt die besondere Begrenzung auf zwei Monatsbeträge des Pflegegeldes nicht. Die nachgewiesenen Kosten der notwendigen Ersatzpflege können grundsätzlich bis zum noch verfügbaren gemeinsamen Jahresbetrag übernommen werden.

Fahrtkosten können dabei Bestandteil der tatsächlich entstandenen Ersatzpflegekosten sein. Ob sie separat ausgewiesen werden oder bereits in einer vereinbarten Vergütung enthalten sind, hängt von der konkreten Abrechnung ab.

Bei professionellen Diensten sind Anfahrt oder Wegezeiten häufig bereits Bestandteil der Rechnung beziehungsweise der vereinbarten Leistung. Familien sollten solche Rechnungen nicht eigenständig in Stundenlohn und Kilometerkosten aufteilen, sondern die tatsächliche Rechnung und das Verfahren der Pflegekasse zugrunde legen.

Wie hoch ist der Höchstbetrag für Fahrtkosten?

Einen separaten allgemeinen Höchstbetrag ausschließlich für Fahrtkosten gibt es nicht. Entscheidend ist der insgesamt noch verfügbare Leistungsrahmen.

Für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege stehen 2026 gemeinsam bis zu 3.539 Euro je Kalenderjahr zur Verfügung.

Bei nicht erwerbsmäßiger Ersatzpflege durch nahe Angehörige oder Haushaltsmitglieder können notwendige und nachgewiesene Fahrtkosten die grundsätzlich auf zwei Monatsbeträge des Pflegegeldes begrenzte Erstattung ergänzen. Pflegevergütung und zusätzliche Aufwendungen zusammen dürfen jedoch den noch verfügbaren gemeinsamen Jahresbetrag nicht überschreiten.

Wurde bereits ein Teil des gemeinsamen Jahresbetrags für Kurzzeitpflege oder andere Verhinderungspflegeeinsätze genutzt, steht entsprechend weniger für weitere Kosten zur Verfügung.

Welche Nachweise braucht die Pflegekasse?

Die Fahrt sollte so dokumentiert werden, dass sie eindeutig dem jeweiligen Ersatzpflegeeinsatz zugeordnet werden kann. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln oder anderen konkret entstandenen Reisekosten sollten vorhandene Belege aufbewahrt werden.

Bei mehreren Einsätzen ist eine fortlaufende Fahrtenliste sinnvoll. Notieren Sie die Angaben möglichst direkt nach dem Einsatz. So müssen Strecken und Einsatztage später nicht rekonstruiert werden.

Wie Antrag, Nachweise und Kostenerstattung insgesamt vorbereitet werden, erklären wir Schritt für Schritt im Ratgeber zum Antrag auf Verhinderungspflege.

Bis wann müssen Fahrtkosten eingereicht werden?

Seit 2026 gilt für die Verhinderungspflege eine gesetzliche Erstattungsfrist. Der Antrag auf Kostenerstattung muss unter Nachweis der entstandenen Kosten spätestens bis zum Ablauf des Kalenderjahres gestellt werden, das auf die jeweilige Durchführung der Ersatzpflege folgt.

Fand die Ersatzpflege beispielsweise im September 2026 statt, müssen die entsprechenden Kosten grundsätzlich spätestens bis zum 31. Dezember 2027 geltend gemacht werden.

Trotz dieser Frist ist eine zeitnahe Abrechnung sinnvoll. Dann lassen sich Strecke, Einsatz und Belege deutlich leichter nachvollziehen.

Fahrtkosten zur Ersatzpflege sind nicht dasselbe wie Arztfahrten

Fahrten der pflegebedürftigen Person zum Arzt, in eine Klinik oder zu einer ambulanten Behandlung gehören nicht zu den hier beschriebenen Fahrtkosten einer Ersatzpflegeperson.

Für medizinisch notwendige Fahrten gelten eigene Regeln der gesetzlichen Krankenversicherung. Je nach Situation können dafür unter anderem ärztliche Verordnungen und besondere Voraussetzungen erforderlich sein.

Auch Fahrten zur Tagespflege, Nachtpflege oder Kurzzeitpflege sollten nicht einfach als An- und Abfahrt einer häuslichen Ersatzpflege abgerechnet werden. Entscheidend ist immer, welcher Leistungsbereich tatsächlich betroffen ist.

Typische Fehler bei der Fahrtkostenabrechnung

• Jede Angehörigenfahrt abrechnen: Die Fahrt muss mit einem tatsächlichen Ersatzpflegeeinsatz zusammenhängen.
• Nur die einfache Strecke notieren: Dokumentieren Sie die tatsächlich gefahrenen Kilometer einschließlich einer notwendigen Rückfahrt.
• 0,20 Euro als gesetzlichen Satz darstellen: Dieser Wert wird beispielsweise im aktuellen BARMER-Formular verwendet, steht aber nicht als allgemeine Kilometerpauschale in § 39 SGB XI.
• Vergütung und Fahrtkosten zusammenrechnen: Bei zusätzlichen Aufwendungen naher Angehöriger ist eine getrennte Darstellung sinnvoll.
• Regeln für nahe Angehörige auf alle Ersatzpersonen übertragen: § 39 SGB XI unterscheidet ausdrücklich nach Verhältnis und Erwerbsmäßigkeit.
• Arztfahrten über Verhinderungspflege abrechnen: Medizinisch notwendige Fahrten gehören in einen anderen Leistungsbereich.
• Strecken erst Monate später schätzen: Eine zeitnahe Fahrtenliste ist deutlich nachvollziehbarer.

Fazit: Fahrtkosten separat und nachvollziehbar dokumentieren

Fahrtkosten können bei der Verhinderungspflege eine wichtige zusätzliche Aufwendung sein. Besonders bei nicht erwerbsmäßiger Ersatzpflege durch nahe Angehörige oder Haushaltsmitglieder sieht § 39 SGB XI ausdrücklich vor, dass notwendige und nachgewiesene Aufwendungen zusätzlich berücksichtigt werden können.

Einen gesetzlich einheitlichen Kilometersatz gibt es nicht. Das aktuelle BARMER-Abrechnungsformular verwendet beispielsweise 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer. Deshalb sollten Familien vor der Abrechnung immer das aktuelle Verfahren ihrer eigenen Pflegekasse prüfen.

Wer Datum, Ersatzpflegeeinsatz, Hin- und Rückfahrt, Gesamtkilometer und vorhandene Belege zeitnah dokumentiert, schafft eine gute Grundlage für die Erstattung und reduziert Rückfragen.

Stand: September 2026. Grundlage sind insbesondere § 39 und § 42a SGB XI. Ein gesetzlich einheitlicher Kilometersatz für Fahrtkosten der Verhinderungspflege besteht nicht. Prüfen Sie für die konkrete Abrechnung das aktuelle Verfahren Ihrer Pflegekasse.